Toute association, pour être légalement reconnue comme entité, doit rédiger des statuts qui devront comporter un certain nombre d’informations.
Ces statuts doivent tout d’abord contenir sa dénomination, son objet social et l’adresse de son siège. Celui-ci doit être établi au Grand-Duché et peut être installé au domicile de l’un des administrateurs– sauf si le contrat de bail restreint l’usage à une stricte fin d’habitation, ce qui peut être le cas des promoteurs sociaux. Il n’est pas conseillé de décrire dans l’objet les activités que vous comptez mener de manière trop détaillée, au risque de ne pas pouvoir en entreprendre d’autre à l’avenir, mais seulement d’indiquer le cadre de votre action.
Les statuts doivent également mentionner le nombre minimum des associés ; ainsi que les noms, prénoms, professions, domiciles et nationalités des membres fondateurs. Il est important de savoir que l’on ne peut pas créer une association, par définition une démarche collectif, seul. Le nombre minimum de membres fondateurs est de trois personnes, et donc le nombre d’associés ne peut être inférieur. A noter que, contrairement au siège de l’association qui doit être domicilié au Luxembourg, les membres, y compris ceux qui vont intégrer le Conseil d’Administration, ne doivent pas obligatoirement résider au Luxembourg.
Les conditions pour devenir membre, démissionner de l’association ou en être exclut ainsi que le montant maximum des cotisations annuelles à payer par les membres doivent également être indiqués dans les statuts. Nous vous conseillons de vous laisser une petite marge de manœuvre. Si vous pensez fixer la cotisation à 20 euros, indiquez un montant un peu plus important (100 euros par exemple) afin de permettre lors d’une Assemblée Générale ultérieure d’augmenter la cotisation à 30 ou 40 euros. Si vous fixez le montant maximum à 20 euros en rédigeant vos statuts, vous ne pourrez pas l’augmenter, à moins de modifier votre acte constitutif.
Vos statuts doivent également mentionner différentes informations concernant les organes de l’association. Les attributions del’Assemblée Générale, son mode de convocation ainsi que la manière dont ses résolutions seront portées à la connaissance des associés et des tiers doivent ainsi figurer dans les statuts. L’Assemblée Générale, c’est-à-dire la réunion de l’ensemble des membres pour décider des orientations et des questions importantes, est l’organe souverain de l’association. Elle doit être convoquée au moins une fois par an, ce que l’on appelle l’Assemblée Générale ordinaire, et extraordinairement si les intérêts de l’association l’exigent ou si 1/5e des membres en font la demande. Elle doit obligatoirement délibérer sur cinq points : la modification des statuts, la nomination et la révocation des membres du conseil d’administration (et des réviseurs de caisse le cas échéant), l’approbation des budgets et comptes, la dissolution de l’association, l’exclusion d’un membre.
Le Conseil d’Administration, élu par l’Assemblée Générale, est l’organe de gestion et de représentation de l’association. Le mode de nomination et les pouvoirs des administrateurs sont à spécifier dans les statuts, ainsi que le mode de règlement des comptes. Comme indiqué précédemment, ceux-ci doivent être présentés à l’Assemblée Générale pour approbation.
Enfin, le document doit comporter les règles à suivre pour modifier les statuts et l’emploi du patrimoine de l’association dans le cas où celle-ci serait dissoute. Les règles pour modifier les statuts étant légalement assez complexes, il est conseillé de reprendre dans les statuts les articles de la loi s’y rapportant. Le patrimoine de l’association doit pour sa part être transmis à une fondation ou association sans but lucratif dont le nom pourra être spécifié dès le départ dans les statuts ou alors décidé lors de l’assemblée générale de dissolution. En aucun cas, le patrimoine de l’association ne peut être partagé entre les membres de l’association !
